מדריך לניהול קופה רושמת בתוכנת מנוע
* הגדרות ראשוניות:
- יש לוודא שלכל מחשב בעסק שם שונה! כל עמדת קופה משויכת למחשב לפי השם שלו !
יש לשייך כל עמדת מחשב במנוע (קופה) לכל מחשב בעסק. פעולה זו נעשית רק מעמדת המחשב אליה שייכת הקופה. לא ניתן לעדכן עמדה במנוע, ממחשב אליו אינה שייכת.
עדכון עמדה משייך אוטומטית את המחשב ממנו נעשה העדכון, לעמדה הנבחרת במנוע.
- יש לסנכרן תאריך ושעה במחשב עם השרת ! חשוב ביותר !
- עבודה עם מסך מגע: יש להגדיר בתפריט ראשי, הגדרות נוספות. הגדרה זו מעלה בקליק על השדה בו רוצים להקיש תוכן, לוח מקשים וירטואלי.
- יש להכנס לתפריט ראשי, הגדרות קופה, בכדי להגדיר הגדרות ראשוניות לקופה.
בהגדרות אלו: הקפצת חלון לקוח בקופה, האם לאפשר עבודה ללא פתיחת קופה, סגירת חשבון ללא חיוב באשראי, פתיחת קופה יומית, הגדרת בר-קודים מהירים,
הגדרת חסימה עם סיסמת מנהל להנחה בגובה מסוים ומעלה.
* מקש F1 על שדה כמות, לאחר הקשתה, יעביר את הסמן לשדה בר-קוד.
* מקשיי F1,F2,F3 במסך קופה כאשר הפוקוס על שדה בר-קוד מאפשרים ביצוע תשלום:
F1 - מזומן, F2 - אשראי, F3 - שיק/תשלום משולב
* מקש F4 - מעלה פרטי שורה אחרונה למעלה, תיקון כמות ו - Enter מוסיף את השורה לטבלה (לא מעדכן שורה).
* מקשי F5 עד F12 מיועדים לבר-קודים מהירים. בר-קודים אלה ניתן להגדיר בתפריט ראשי, הגדרות נוספות,
הגדרות קופה, בר-קודים מהירים. יש להכניס רשימה מופרדת בפסיקים של הבר-קודים. הראשון משמאל ינותב ל- F5.
לחיצה על אחד המקשים הנ"ל תכניס לטבלה את המוצר בכמות של 1. המקשים פעילים כאשר הפוקוס על שדה בר-קוד.
* מקש Escape בשדה בר-קוד פותח חלון לביטול פריט אחרון או מכירה.
* מקש Enter בשדה בר-קוד ריק, פותח חלון לחיפוש מוצר.
* הקשת טקסט במקום בר-קוד בשדה בר-קוד ו- Enter, תפתח טבלה עם תוצאות חיפוש.
יש לעבור עם מקש החץ מטה וללחוץ על Enter לבחירת המוצר.
* מכירת פריט:
הקלדת בר-קוד ו- Enter, או סריקת בר-קוד בשדה "בר-קוד" מוסיפה באופן אוטומטי
לטבלה המכירה את המוצר, לפי המחיר לצרכן במערכת כולל מע"מ,
לפי רמת המחירון של הלקוח הנבחר.
* כפתור תקן, בסה"כ. מתקן את הסך הכול. אם הטבלה ריקה משמש למכירה מהירה. ללא פירוט.
* כשמתמקמים על שדה מחיר וכותבים מחיר ו- Enter, המערכת מוסיפה את הסכום למכירה,
ומתמקמת חזרה על שדה בר-קוד.
כשמתמקמים על שדה מחיר וכותבים מחיר ואת הסימן + המערכת מוסיפה את הסכום לטבלה,
ומתמקמת חזרה על שדה מחיר (כמו מחשבון).
* יש לשים לב! כאשר רוצים לסרוק בר-קוד והמערכת לא ממוקמת על שדה בר-קוד לא קורה כלום.
לכן, כשהסמן על שדה בר-קוד הוא נצבע בכחול.
באופן אוטומטי אחרי כל סריקת בר-קוד בשדה בר-קוד, המערכת חוזרת לשדה בר-קוד,
אלא אם כן עושים את הפעולה הנ"ל בשדה מחיר עם סימן +.
* עדכון כמות ומחיר בטבלה:
קליק על שדה כמות/מחיר יחידה בטבלה, וקליק על ראש העמודה פותח חלון לשינוי כמות/מחיר יחידה,
של הפריט הנבחר בטבלה.
* בעבודה עם מסך מגע יש להגדיר בתפריט ראשי, הגדרות נוספות. הגדרה זו גורמת להקפצת חלון עם כפתורי מוצרים,
בלחיצה על כפתור חיפוש מוצר, בקופה. בחלון זה כפתורי דפדוף לקבוצות ובתוך כל קבוצה דפדוף בין מוצרי הקבוצה.
החלון הראשון שעולה, עולה עם בר-קודים מהירים. כפתור "הקבוצה הבאה", מעביר את המסך לקבוצה הראשונה.
* כפתור הדפסת חשבונית: ניתן לבחור חשבונית מס/קבלה, להציגה על המסך, להדפיסה ולהפיק לה זיכוי בלחיצה
על כפתור זיכוי.
* כפתור השהייה:
ההשהיות נשמרות בקבצים, בתיקיית מנוע במחשב המקומי. לכן, לכל קופה ההשהיות שלה.
לחיצה על כפתור השהיה, במידה והטבלה ריקה, תעלה רשימת השהיות לבחירה.
במידה והטבלה אינה ריקה, המערכת מבצעת השהייה למכירה הנוכחית, ושומרת אותה בקובץ מקומי.
החזרה מהשהייה מוחקת את הקובץ המכיל את ההשהייה מהתיקייה המקומית.
ניתן למחוק השהיות בקליק ימין על שם הקובץ.
שם הקובץ מורכב משם הלקוח, התאריך והשעה.
* כפתור זיכוי בקופה:
כדי לבצע זיכוי בקופה יש לבחור לקוח ולמלא את הטבלה בנתונים של הזיכוי ואז ללחוץ על כפתור זיכוי.
הסכומים והכמויות בזיכוי צריכים להיות חיוביים.
המערכת שואלת האם לבצע החזר כספי. אם לא, יוצא מסמך זיכוי בלבד.
אם כן, יש לבחור את אמצעי ההחזר הכספי בדומה לבחירת אמצעי תשלום, וגם כאן הסכומים חיוביים.
יוצא מסמך זיכוי עם פירוט צורת ההחזר הכספי.
* כפתור מצב ביניים: מראה את מצב המכירות בקופה מהרגע שנפתחה עד לרגע זה.
* כפתור קבלה: מאפשר קבלת כסף מהלקוח ללא הפקת חשבונית. במצב של סגירת חוב קודם או
במצב של תשלום מקדמה, או במצב של ביצוע מכירה בהקפה וביצוע תשלום חלקי על המכירה.
* כפתור משלוח: מאפשר לשייך משלוח לחשבונית. (במודול משלוחים).
* שימוש בזיכוי כאמצעי תשלום:
יש לבחור באמצעי תשלום שיק. כשנפתח מסך התשלומים יש לבחור באמצעי תשלום, "זיכוי" ולהקיש את מספרו,
סכום הזיכוי יופיע על המסך. אם הזיכוי נפרע חלקית יופיע הסכום הנותר לזיכוי.
אם סכום הזיכוי גדול מסכום הקניה ניתן להנפיק שובר זיכוי חלקי על הסכום הנותר לזיכוי.
אם סכום הזיכוי קטן מסכום הקניה, יש להשלים את התשלום ע"י הוספת הסכום הנותר ע"י בחירת אמצעי תשלום אחר.
חשוב! גם העיסקה הנוכחית וגם הזיכוי חייבים להיות של אותו לקוח, כדי שיופיעו באותו כרטיס לקוח.
* באירועים: יש אפשרות להגדיר מספר נקודות באירוע להקפצת חלון מתנות לנקודות, בקופה.
המערכת מתיחסת קודם כל לאירוע יום הולדת ואחר כך לאירוע ללקוחות מסוימים ולבסוף
לאירוע של כל הלקוחות. המערכת תקפיץ חלון מתנות לפי ההגדרה באירוע באם מספר הנקודות
באירוע שונה מ-0. אחרת המערכת מקפיצה חלון מתנות לפי ההגדרה בתפריט הראשי של מנוע.
* ניתן להגדיר את סוג ההקפה בקופה, לפי לקוח (חשבונית מס או תעודת משלוח). יש לעשות זאת בכרטיס לקוח.
* חישוב נקודות לפי מכירות או רווח. ניתן להגדרה בתפריט ראשי.
* הדפסת נקודות בקופה, ניתן להגדרה במסך הדפסה.
* הקפצת חלון לקוח בקופה בתחילת מכירה ניתן להגדרה בתפריט ראשי.
* ביטול הקפצת מסך מקשים בקופה, הגדרה בתפריט ראשי.
* עם שינוי תעריף מע"מ במערכת ניתן לבחור באפשרות שהמחיר לצרכן כולל מע"מ לא ישתנה.
במצב זה המחיר לצרכן לפני מע"מ ישתנה בהתאם.
* ניתן להגדיר חלון מתנות לנקודות, להקפצה בקופה. בתפריט נקודות במסך ראשי.
בתפריט מסך מלאי ניתן להגדיר את המתנות ושווין בנקודות.
* כאשר בוחרים לקוח, בחלון לקוח, יש כפתור יתרה האומר מה היתרה לפי חשבוניות/קבלות/זיכויים/החזרים כספיים/תעודות משלוח פתוחות.
דאבל קליל על "שם הלקוח" פותח כרטיס לקוח. ניתן ללחוץ למעלה על כפתור "כרטיס בהנהלת חשבונות" שם יש פירוט מאזן היתרה ללקוח (במקרה זה לא כולל תעודות משלוח פתוחות).
* הפקת זיכוי ללקוח ללא מכירה לצורך מימושו בעתיד:
יש לבצע מכירה רגילה של מוצר המוגדר לצורך הענין בסכום הזיכוי, כך נרשמת ב- Z כניסת כסף.
לאחר המכירה יש לבצע זיכוי ללא החזר כספי לאותו לקוח. זיכוי ללא החזר כספי, לא נרשם ב- Z. כך שה-Z מתאים למצב במגירת הכסף.
* תשלום בשיק הגבוה מסכום המכירה:
יש לבצע מכירה בהקפה (חשבונית מס), ולבצע קבלה בסכום השיק, לאותו לקוח.
לאחר ביצוע המכירה בהקפה, לחיצה על כפתור קבלה בקופה, פותח חלון עם הלקוח האחרון שהיה בקופה, לביצוע תשלום.
*החלפת מוצר ללקוח בקופה:
אם הלקוח בסוף ההחלפה אמור לקבל זיכוי:
יש לבצע קודם זיכוי מס על המוצר שהלקוח מחזיר, ומכירה רגילה על המוצרים שהוא לוקח,
הזיכוי ישמש כאמצעי תשלום במכירה הרגילה.
שימוש בזיכוי כאמצעי תשלום בקופה ע"י לחיצה על כפתור שיק ובחירה באמצעי תשלום
"זיכוי", הקשת מספר הזיכוי ו- enter, לחיצה על אישור ואז המערכת שואלת האם להנפיק זיכוי חלקי על שארית הסכום.
אם הלקוח בסוף ההחלפה אמור לשלם תוספת:
יש לבצע מכירה רגילה, ולהכניס לטבלת המכירה את המוצר שהלקוח החזיר בכמות שלילית.
אם ההחלפה היא באותו סכום ואין תשלום:
ניתן לבצע זאת בקופה ע"י על כפתור "הקפה" ולהנפיק תעודת משלוח בלבד. במצב זה יש עדכון של המלאי בלבד.
יש להכניס לטבלה את המוצר שחוזר בכמות שלילית והמוצר שיוצא בכמות חיובית, ואז יש ללחוץ על כפתור "הקפה".
* עבודה מקומית בקופה, במצב של נפילת שרת:
כאשר יש בעית תקשורת המערכת שואלת האם לעבור לעבודה מקומית.
אין סליקת אשראי במצב זה.
בעבודה מקומית המערכת כותבת במחשב המקומי את נתוני המכירות, ומפיקה מסמכים זמניים.
בקליק ימין על המסך ניתן להציג את הקבלות הזמניות. המערכת שואלת אם להציג חדשות או ישנות.
חדשות הן אלה שלא הופקו להן חשבוניות, חשבוניות מס/קבלה או זיכויים.
(חשוב! נא לא להפיק ידנית חשבוניות עבורן כי המערכת עושה זאת באופן אוטומטי כאשר השרת עולה).
בדיקת תקשורת ניתן לעשות ע"י כפתור רענן. אם התקשורת חזרה, יופקו בשרת החשבוניות/הזיכויים הדרושים,
עבור המסמכים הזמניים, והמערכת תעבור למצב עבודה רגיל.
